Ở phiên bản Office 2007, Microsoft bắt đầu ứng dụng định dạng file các văn bản mới, có thêm chữ x ở phía sau, như docx, xlsx, pptx,... Các định dạng mới này có nhiều tính năng mới, đặc biệt là có kích thước file nhỏ hơn. Tuy nhiên, chúng chỉ đọc được trên các công cụ Office 2007.
Với Office 2003 và XP, bạn cần phải cài đặt thêm bộ Microsoft Office Compatibility Pack thì mới mở được các file của Office 2007. Hơn nữa, do còn quá mới, tính tương thích của các định dạng file Office 2007 chưa rộng. Vì lẽ đó, bạn sẽ không thể mở được các file Office 2007 trên hầu hết các thiết bị hỗ trợ Office.
Giải pháp tốt nhất cho tất cả là tuy soạn thảo trên Office 2007, bạn nên save các file văn bản theo định dạng cũ, của Office 1997 đến Office 2003. Do ở chế độ mặc định, các công cụ của Office 2007 sẽ save file theo định dạng mới, bạn cần phải thay đổi định dạng save file mặc định này lại.
Ở đây, chúng ta thực hiện với Word 2007. Với Excel 2007 và PowerPoint 2007, thao tác cũng tương tự.
Bạn nhấn lên nút Office rồi nhấn nút Word Options ở cuối menu.
.
Trên màn hình Word Options, bạn chọn mục Save. Ở phần Save documents, bạn nhấn lên nút mũi tên của mục Save files in this format (lưu các file theo định dạng này) để mở danh sách các định dạng file. Chọn dòng Word 97-2003 Document (*.doc). Lưu ý với Excel và PowerPoint, bạn chọn định dạng tương ứng.
Nhấn OK để hoàn tất. Từ nay, Office 2007 sẽ tự động lưu các tài liệu của bạn theo định dạng của Office 1997-2003 hiện đang phổ biến.
